Komunikasi dan manajemen
Definisi
Komunikasi
Komunikasi
itu sendiri menurut para pakar komunikasi mengacu pada aktivitas hubungan
manusia yang biasa terjadi secara langsung maupun tidak langsung dalam
kehidupan sehari-hari. Dibawah ini merupakan beberapa pengertian komunikasi
menurut para pakar komunikasi diantaranya:
Menurut Everett M Rogers seorang pakar sosiologi Pedesaan
Amerika membuat definisi “Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau
lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain
yang pada gilirannya akan tiba saling pengertian” (Rogers dan Kincaid dalam
Cangara, 2004;19).
Menurut William Albig komunikasi adalah proses sosial,
dalam arti pelemparan pesan/lambang yang mana mau tidak mau akan menumbuhkan
pengaruh pada semua proses dan berakibat pada bentuk perilaku manusia dan adat
kebiasaan.
Menurut Karfried Knapp komunikasi
merupakan interaksi antar pribadi yang menggunakan sistem simbol linguistik,
seperti sistem simbol verbal (kata-kata) dan non verbal. Sistem ini dapat
disosialisasikan secara langsung / tatap muka atau melalui media lain (tulisan,
oral, dan visual)
Proses Komunikasi
Proses komunikasi
berkaitan dengan bagaimana komunikasi itu berlangsung. Untuk memahami
proses komunikasi itu, berikut akan disajikan gambaran proses komunikasi secara
sederhana.
- Sender
Dalam
konteks organisasi merupakan karyawan atau manajer yang memiliki ide,
niat-niat, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi. Disini tanpa alasan
tertentu informasi tersebut tidak akan dikirim.
- Encoding (pengkodean)
Pengkodean
dilakukan untuk menerjemahkan ide komunikator menjadi sekumpulan simbol yang
sistematis yang mengungkapkan makna informasi yang dikomunkasikan. Sebagai
contoh, seorang manajer sering kali menggabungkan informasi akuntansi, laporan
penjual, serta data komputer, dan kemudian mengubah informasi tersebut menjadi
suatu bentuk pesan (laporan perusahaan). Fungsi pengkodean ini adalah
menciptakan suatu bentuk dimana setiap ide dan makna dapat diekspresikan
sebagai sebuah pesan.
- Message (pesan)
Pesan
merupakan apa yang ingin disampaikan setiap individu kepada orang lain, dan
bentuk pesan sangat tergantung media yang digunakan untuk menyampaikan pesan
tersebut. Kedua hal tersebut tidak dapat dipasahkan. Agar efektif, sebuah pesan
harus mengandung semua fakta yang dianggap perlu oleh para komunikator
untuk memperoleh dampak yang diinginkan.
- Channel message (perantara)
Perantara
adalah sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Organisasi menyediakan
informasi kepada anggotanya dengan berbagai cara, termasuk komunikasi tatap
muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijaksanaan,
sistem imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan. Penggunaan media
elektronik seperti komputer dan teknologi telekomunikasi telah meningkatkan
perhatian pada peran media perantara dalam berbagai aspek komunikasi
organisasi.
- Decoding (menerjemahkan sandi)
Agar
proses komunikasi dapat disempurnakan, pesan yang disampaikan harus
diterjemahkan kembali oleh sang penerima pesan. Decoding adalah proses
menginterpretasikan berita yang dikirim menjadi informasi yang berarti.
Penerima pesan menginterpretasikan (menguraikan) pesan yang disampaikan
berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya untuk dapat benar-benar
memahami pesan tersebut. Oleh karena itu, seorang tenaga penjualan mungkin akan
menguraikan sebuah memo dari pimpinan perusahaan dengan cara yang berbeda
dengan bagaimana seorang manajer produksi melakukan hal yang sama.
- Receiver (penerima)
Receiver
merupakan orang yang menerima berita. Penerima pesan menginterpretasikan
(menguraikan) pesan yang disampaikan berdasarkan pengalaman-pengalaman
sebelumnya untuk dapat benar-benar memahami pesan tersebut.
- Feedback (umpan balik)
Proses
komunikasi satu arah tidak memungkinkan adanya umpan balik penerima
kepada komunikator. Proses komunikasi dua arah memberikan umpan balik
semacam itu. Bagi para manajer, umpan balik kounikasi dapat terjadi dalam
berbagai bentuk. Dalam situasi tatap muka, dimunkinkan terjadinya umpan
balik langsung melalui pertukaran verbal, seperti dalam bentuk perubahan
ekspresi wajah ketika betemu dengan perbedaan pendapat atau kesalahpahaman.
Selain itu, umpan balik yang tidak langsung (seperti rendahnya produktivitas,
rendahnya kualitas produksi) mungkinmengindikasikan adanya kekurangan dalam
komunikasi organisasi.
Hambatan
Komunikasi
Menurut
Sabardi (1992), hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat dikategorikan sebagai
hambatan pada tingkat individual dan pada tingkat organisasional.
- Hambatan Individu
Hambatan
individual disebabkan oleh beberapa hal, yaitu:
a. Persepsi yang berbeda antara
pengirim dan penerima berita
b. Komunikator dalam keadaan membela
diri. Komunikator hanya memikirkan cara untuk membela diri saja sehingga tidak
memperhatikan lawan bicaranya dan apa yang dibicarakan oleh lawan bicaranya
c. Status komunikator yang sangat
berbeda atau didalam keadaan emosi dapat mengaburkan berita-berita yang dikirim
maupun yang diterima
d. Pendengaran yang lemah sehingga
berita yang ditangkap berbeda pengertian dengan pengirimnnya
e. Penggunaan bahasa yang tidak tepat
baik kata-kata yang tidak dimengerti oleh penerima maupun penggunaan
kata-kata yang keliru
f. Ketidakpercayaan receiver baik
kepada sender maupun berita yang diterimanya.
- Hambatan Organisasional
Hambatan
organisasional menyinggung faktor-faktor untuk organisasi sebagai satu
kesatuan, yaitu:
a. Perbedaan status dan kekuasaan.
Orang-orang yang memiliki kekuasaan rendah mungkin akan segan untuk
menyampaikan berita buruk ke kekuasaan yang lebih tinggi yang kemudian
memberikan kesan yang lebih buruk bagi tingkat-tingkat yang lebih tinggi.
b. Perbedaan lintas departemen dalam
bentuk kebutuhan dan tujuan mengganggu komunikasi
c. Ketiadaan saluran-saluran formal
sehinggal mengurangi efektifitas komunikasi
d. Aliran komunikasi yang tidak sesuai
dengan tugas organisasi atau tim
e. Koordinasi yang buruk sehingga
bagian-bagian organisasi yang berbeda bekerja dalam keadaan terasing
tanpa mengetahui dan mengerti apa yang dilakukan oleh bagian-bagian lain.
Definisi Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal
adalah komunikasi yang dilakukan kepada pihak lain untuk mendapatkan umpan
balik, baik secara langsung (face to face) maupun dengan media. Berdasarkan
definisi ini maka terdapat kelompok maya atau faktual (Burgon & Huffner,
2002). Contoh kelompok maya, misalnya komunikasi melalui internet (chatting,
face book, email, etc.). Berkembangnya kelompok maya ini karena perkembangan
teknologi media komunikasi. Terdapat definisi lain tentang komunikasi
interpersonal, yaitu suatu proses komunikasi yang bersetting pada
objek-objek sosial untuk mengetahui pemaknaan suatu stimulus (dalam hal ini:
informasi/pesan) (McDavid & Harari).
Fungsi Komunikasi
interpersonal sebagai berikut: Untuk mendapatkan respon/ umpan balik. Hal ini
sebagai salah satu tanda efektivitas proses komunikasi. Bayangkan bagaimana
kalau tidak ada umpan balik, saat Anda berkomunikasi dengan orang lain.
Pelatihan dan
Pengembangan
Definisi
Pelatihan
Penggunaan
istilah pelatihan (training) dan pengembangan (development) telah dikemukakan
para ahli. Menurut Yoder (Anwar Prabu Mangkunegara, 2009: 43) istilah pelatihan
untuk karyawan pelaksana (teknis) dan pengawas. Sedangkan istilah pengembangan
ditujukan untuk karyawan tingkat manajemen.
Wexley
dan Yulk (Anwar Prabu Mangkunegara, 2009: 43) mengemukakan bahwa :
“Training
and development are term is referring to planned efforts designed facilitate
the acquisition of relevant skills, knowledge and attitudes by organizations
members. Development focuses more on improving the decision making and human
relations skills and the presentation of a more factual and narrow subject
matter”.
Pendapat
Wexley dan Yulk menjelaskan bahwa pelatihan dan pengembangan adalah sesuatu
yang mengacu pada hal-hal yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana yang
dilaksanakan untuk mencapai penguasaan keterampilan, pengetahuan, dan sikap
karyawan atau anggota organisasi. Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan
keterampilan dalam mengambil keputusan dan hubungan manusia (human relations).
Pelatihan
dimaksudkan untuk membantu meningkatkan keterampilan para karyawan melaksanakan
tugas sekarang, sedangkan pengembangan lebih berorientasi pada peningkatan kemampuan
karyawan di masa depan. Menurut peneliti sesungguhnya pembedaan tersebut tidak
perlu ditonjolkan karena nantinya manfaat pelatihan yang ditempuh sekarang
dapat berlanjut sepanjang karir seseorang. Berarti suatu pelatihan dapat
bersifat pengembangan bagi karyawan yang bersangkutan karena digunakan sebagai
upaya untuk mempersiapkannya dalam memikul tanggungjawab yang lebih besar di
kemudian hari sehingga istilah pelatihan dan pengembangan berkaitan erat dan
tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
Tujuan dan
Sasaran Pelatihan & Pengembangan
Tujuan
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan menurut Carrel dkk. (1982: 401-402) tujuan
umum pelatihan dan pengembangan bagi karyawan adalah sebagai berikut :
- Meningkatkan kinerja (improve performance). Karyawan yang kinerjanya kurang memuaskan karena minimnya kecakapan merupakan target utama dalam program pelatihan dan pengembangan.
- Memperbaharui keterampilan karyawan (update employee’s skill).Manajer diharuskan tanggap pada perkembangan teknologi yang akan membuat fungsi organisasinya lebih efektif. Perubahan teknologi berarti perubahan lingkup pekerjaan yang menandakan bahwa harus adanya pembaharuan pengetahuan yang telah ada sebelumnya.
- Menghindari keusangan manajerial (avoid managerial obsolescence).Banyak ditemukan sebagai kegagalan dalam mengikuti proses dan metode baru. Perubahan teknis dan lingkungan sosial yang cepat berpengaruh pada kinerja. Bagi karyawan yang gagal menyesuaikan diri maka apa yang mereka miliki sebelumnya menjadi ‘usang’.
- Memecahkan permasalahan organisasi (solve organizational problems). Di setiap organisasi tentulah banyak sekali konflik yang terjadi dan pastinya dapat diselesaikan dengan beragam cara. Pelatihan dan pengembangan memberikan keterampilan kepada karyawan guna mengatasi konlik yang terjadi.
Tujuan pelatihan dan pengembangan yaitu untuk meningkatkan
kemampuan karyawan baik secara afektif (sikap), kognitif (pengetahuan)dan psikomotoriknya
(perilaku) serta mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan-perubahan
yang terjadi sehingga dapat mengatasi hambatan-hambatan yang sekiranya muncul
dalam pekerjaan. Seperti yang sudah dibahas.
Faktor Psikologi dalam Pelatihan & Pengembangan
Menurut Dole Yoder agar pelatihan
dan pengembangan dapat berhasil dengan baik, maka harus diperhatikan delapan
faktor sebagai berikut :
- Individual Differences
Tiap-tiap individu mempunyai ciri
khas, yang berbeda satu sama lain, baik mengenai sifatnya, tingkah lakunya,
bentuk badannya maupun dalam pekerjaannya. Oleh karena itu, dalam merencanakan
dan melaksanakan suatu pelatihan harus diingat adanya perbedaan individu ini.
- Relation to job analysis
Tugas utama dari analisa jabatan
untuk memberikan pengertian akan tugas yang harus dilaksanakan didalam suatu
pekerjaan, serta untuk mengetahui alat-alat apa yang harus dipergunakan dalam
menjalankan tugas itu. Untuk memberikan pelatihan pada para karyawan terlebih
dahulu harus diketahui keahlian yang dibutuhkannya. Dengan demikian program
dari pelatihan dapat di arahkan atau ditujuakan untuk mencapai keahlian itu.
- Motivation
Motivasi dalam pelatihan ini
sangat perlu sebab pada dasarnya motif yang mendorong karyawan untuk
menjalankan pelatihan tidak berbeda dengan motif yang mendorongnya untuk
melakukan tugas pekerjaannya.
- Active Participation
Didalam pelaksanaan pendidikan
pelatihan para trainess harus turut aktif mengambil bagian di dalam
pembicaraan-pembicaraan mengenai pelajaran yang diberikan, sehingga akan
menimbulkan kepuasan pada para trainess apabila saran-sarannya diperhatikan dan
dipergunakan sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk memecahkan kesulitan yang
mungkin timbul.
- Selection of trainee
Pelatihan sebaiknya diberikan
kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dapat mengikuti latihan
itu dengan berhasil. Dengan demikian apabila latihan diberikan kepada mereka
yang tidak mempunyai minat, bakat dan pengalaman, kemungkinan berhasil sedikit
sekali. Oleh karena itulah sangat perlu diadakan seleksi.
- Selection of trainers
Berhasil atau tidaknya seseorang
melakukan tugas sebagai pengajar, tergantung kepada ada tidaknya persamaan
kualifikasi orang tersebut dengan kualifikasi yang tercantum dalam analisa
jabatan mengajar. Itulah sebabnya seorang trainer yang baik harus
mempunyai kecakapan-kecakapan sebagai berikut:
- Pengetahuan vak yang mendalam dan mempunyai kecakapan vak
- Mempunyai rasa tanggungjawab dan sadar akan kewajiban
- Bijaksana dalam segala tindakan dan sabar
- Dapat berfikir secara logis
- Mempunyai kepribadian yang menarik
- Trainer Pelatihan
Trainer sebelum diserahi tanggung jawab untuk memberikan pelajaran hendaknya telah
mendapatkan pendidikan khusus untuk menjadi tenaga pelatih. Dengan demikian
salah satu asas yang penting dalam pendidikan ialah agar para pelatih
mendapatkan didikan sebagai pelatih.
- Training Methods
Metode yang dipergunakan dalam
pelatihan harus sesuai dengan jenis pelatihan yang diberikan. Misalnya,
pemberian kuliah tidak sesuai untuk para karyawan pelaksana. Untuk karyawan
pelaksana hendaknya diberikan lebih banyak peragaan disamping pelajaran
teoritis.
Teknik dan Metode Pelatihan
Metode-metode pelatihan dan pengembangan dapat diuraikan sebagai berikut :
- Metode On the Job (di tempat kerja) Metode ‘on the job’ merupakan metode yang paling banyak digunakan dalam pelatihan dan pengembangan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang ‘pelatih’ yang berpengalaman (karyawan lain). Meliputi semua upaya bagi karyawan untuk mempelajari suatu pekerjaan sambil mengerjakannya di tempat kerja yang sesungguhnya.Berbagai macam metode yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.
Rotasi
Jabatan (Job rotation)
Memberikan karyawan
pengetahuan tentang bagian-bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai keterampilan manajerial (Hani
Handoko, 2000: 112). Rotasi pekerjaan melibatkan perpindahan karyawan dari satu
pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Kadang-kadang dari satu penempatan ke
penempatan lainnya. Menurut Mathis dan Jackson (2006: 362) di beberapa
organisasi, rotasi pekerjaan tidak direncanakan. Akan tetapi, organisasi-organisasi
lain mengikuti grafik dan jadwal yang terperinci, merencanakan program rotasi
untuk setiap karyawan dengan tepat. Ketika jarang ada peluang untuk promosi,
rotasi pekerjaan melalui penggunaan pemindahan lateral mungkin bermanfaat untuk
membangkitkan kembali antusiasme dan mengembangkan bakat-bakat para karyawan.
Keuntungan job rotasi, antara lain karyawan mendapatkan gambaran luas mengenai
berbagai macam jenis pekerjaan, mengembangkan kerjasama antara karyawan,
menentukan jenis pekerjaan yang sangat diminati oleh karyawan, mempermudah
penyesuaian diri dengan lingkungan tempat bekerja, dan juga sebagai bahan
pertimbangan dalam menentukan penempatan kerja sesuai dengan potensi karyawan.
2.
Latihan Instruksi Pekerjaan (Job Instruction
Learning)
Menurut Hani Handoko (2000:
112) latihan instruksi pekerjaan adalah metode yang digunakan dengan memberikan
petunjuk-petunjuk pengerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan dan
digunakan terutama untuk melatih para karyawan untuk melaksanakan pekerjaan
mereka sekarang.
3.
Magang
(Apprenticeship)
Merupakan proses belajar dari
seorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman.Pendekatan ini dapat
dikombinasikan dengan latihan ‘off the job’ yaitu dengan mengkombinasikan
materi di kelas dengan praktek di lapangan. Pelatihan ini umum dalam
pekerjaan-pekerjaan yang banyak membutuhkan keterampilan, seperti tukang
ledeng, tukang potong rambut, tukang kayu, masinis dan lain sebagainya. Lebih
ditekankan pada keterampilan perajin atau pertukangan.
4.
Coaching
Menurut Hani Handoko (200:
112) coaching merupakan suatu bimbingan dan pengarahan yang diberikan kepada
karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka. Hal senada juga dikemukakan oleh
Anwar Prabu Mangkunegara (2006: 58) bahwa coaching adalah suatu prosedur
pengajaran pengetahuan dan keterampilan-keterampilan kepada karyawan bawahan.
Peranan job coach adalah memberikan bimbingan kepada karyawan bawahan dalam
menerima suatu pekerjaan atau tugas dari atasannya. Adakalanya kegiatan
coaching ini juga diikuti dengan konseling yang merupakan pemberian bantuan
kepada karyawan agar dapat menerima diri, memahami diri, dan merealisasikan
diri sehingga potensinya dapat berkembang secara optimal dan tujuan organisasi dapat
tercapai. Dengan penyuluhan karyawan diharapkan aspirasinya dapat berkembang
dengan baik dan karyawan yang bersangkutan mampu mencapai kepuasan kerja.
5.
Penugasan
sementara
Merupakan kegiatan penempatan
karyawan pada posisi manajerial atau sebagai anggota panitia tertentu untuk
jangka waktu yang ditetapkan. Karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan
dari pemecahan masalah-masalah organisasional nyata (Hani Handoko, 2000: 113).
Karyawan turut serta dalam pembuatan keputusan dengan beragam kemampuan-kemampuan
yang dimilikinya. Dalam penugasan sementara karyawan berpartisipasi dalam
memecahkan permasalahan, merencanakan masa depan dan berdiskusi serta berperan
dalam isu-isu kritis bagi organisasi.
Sumber:
http://eprints.uny.ac.id/7868/3/bab%202%20-%2007104244083.pdf
Munandar, A.S. (2008). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).
Munandar, A.S. (2008). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).
